Pourquoi choisir Digiposte pour la gestion des documents ?

De nos jours, le numérique envahit tout notre quotidien. Vous avez plus que jamais besoin d’un outil digital, que vous soyez particuliers ou professionnels pour la gestion de vos documents électroniques. En réalité, chaque jour, vous êtes submergés de relevés bancaires, de courriers, des factures de tout genre et des bulletins de paie. 

Sans rangement, vous vous emmêlez très vite dans cette mare à documents. C’est pour cela que la poste a mis à votre disposition le coffre-fort numérique Digiposte. C’est une manière simple et rapide d’organiser tout en sécuriser vos documents administratifs. Voici quelques raisons pour lesquelles vous devez utiliser Digiposte.

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Qu’est-ce que le service Digiposte ?

Le Digiposte est un service créé par la poste en 2011 qui est un coffre-fort électronique. Il est disponible pour les professionnels et les particuliers. Les utilisateurs de Digiposte ont droit à une offre complète qui leur permet de gagner beaucoup de temps. Les entreprises utilisent le coffre-fort numérique Digiposte pour la gestion de tout votre flux documentaire en toute sécurité. 

C’est un moyen fiable d’envoyer des documents confidentiels aux collaborateurs (prestataires ou clients). En tant que particulier, vous pouvez ranger vos documents personnels dans un espace sécurisé sur le web. Vous recevrez même des courriels sur une boîte aux lettres électroniques. Mais ce n’est pas tout. Digiposte assure la dématérialisation, la centralisation, la réception, le partage et l’archive des documents importants. 

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Les avantages de Digiposte

Grâce à ce service de centralisation des documents, les entreprises ont le contrôle des budgets financiers à l’aide d'un système de tarification de type « pay as you go ». Cela permet à l’utilisateur de ne payer que l’espace de stockage utilisé. Un connecteur est relié à une chaîne éditique pour faciliter l’envoi de vos documents. 

Vous pourrez utiliser Digiposte pour assurer la communication avec de parfaites données partagées. Vous serez impressionnés par son efficacité. L’intégrité de vos flux de documents est garantie. Le coffre-fort numérique assure via extranet un suivi intégrale pour simplifier la gestion complète du flux pendant l’envoi et la réception des documents.

L’activation du compte Digiposte

Digiposte dispose d’un site officiel pour vous expliquer comment activer votre compte Digiposte. Pour créer votre coffre-fort électronique, vous devez renseigner votre nom, prénom et des informations personnelles. Après cela, vous recevrez un email d’activation afin de confirmer votre inscription. 

Il ne vous restera qu’à cliquer sur le lien « Confirmer mon adresse e-mail » reçu dans le message de votre boîte mail. Vérifiez aussi vos spams si vous n’avez pas de notification. Parfois, l’email arrive dans les courriers indésirables. Et c’est tout pour activer votre compte Digiposte.

La sécurité et la confidentialité

Digiposte offre une solution de stockage tout à fait fiable. Étant basée sur une technologie avancée en terme d’échange numérisé, la sécurité et la confidentialité des documents électroniques que vous recevez, envoyez ou gardez sont assurées. Choisissez alors Digiposte pour une bonne gestion des documents personnels ou administratifs. Parmi les normes de ce service, nous avons l’Afnor NFZ42-013 en charge de l’archivage électronique, le NFZ42-025 pour les bulletins de paie numérique, la norme ISO 15489 en ce qui concerne l’archivage complet et la norme FNTC-TA pour les tiers archiveurs.

Les différentes composantes du service Digiposte 

Le coffre-fort en ligne vous permet de recevoir des documents virtuels peu importe l’appareil émetteur et les stocker dans un unique espace qui vous est directement accessible. Vos documents seront classés par le biais du système de sauvegarde tout en conservant leur valeur juridique. Le truc en plus est qu’en cas d’échéance, vous aurez un e-mail d’alerte. Vous êtes la seule personne à choisir ceux à qui vous voulez octoyer le droit d’accès à vos documents administratifs.

Que vous soyez une petite, moyenne ou grande entreprise, Digiposte est un service qu’il vous faut. En plus, vos documents numériques ne subissent aucune modification même en étant dématérialisés. Ils conservent leur valeur légale dans le cadre juridique au même titre qu’un original en papier. Vous ferai un gain d’argent car vous n’aurez plus à dépenser pour les documents sous-format papier.

La double authentification par SMS 

Pour renforcer la sécurité davantage l’accès à votre compte Digiposte, vous pourrez procéder à l’activation d’un facteur à double authentification. Cette option est disponible sur le site web du service en ligne. La démarche à suivre est simple. Pour avoir le code à usage unique, sélectionnez votre profil et poursuivez sur « Sécurité ». Cliquez sur Double authentification SMS, écrivez votre mot de passe puis activez. Suivez juste le reste des instructions et c’est tout. Pour désactiver cette option, vous devez le faire sur le site Digiposte.